Vereinbarung - Rechnungsversand per Mail

1. Regelungsbereich

1. Die Parteien vereinbaren, dass Ostermann für erfolgte Lieferungen und Leistungen dem Kunden sämtliche Rechnungen auf elektronischem Weg per Email sendet. Die Rechnungen werden als Emailanhang im sog. pdf-Format an die eingetragene Email-Adresse geschickt.
2. Diese Vereinbarung gilt ausschließlich für den Versand und den Zugang von Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften, nicht für sonstige Korrespondenz. 
3. Der Rechnungsempfänger trägt dafür Sorge, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Zustellung und der Empfang von Emails jederzeit gewährleistet sind. Über Störungen oder sonstige Umstände, die den Zugang verhindern oder verzögern können, werden sich die Parteien wechselseitig informiert halten. Soweit keine Störungen bekannt sind, gelten für die Laufzeit dieser Vereinbarung im Zweifel elektronische Rechnungen bereits mit dem Zeitpunkt der Absendung durch Ostermann als dem Rechnungsempfänger zugegangen.
4. Die Parteien vereinbaren im Rahmen der gegebenenfalls anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften, dass im Streitfall die Aufzeichnungen von EDI-Nachrichten, die sie gemäß den Bedingungen dieser Vereinbarung gespeichert haben, vor Gericht zulässig sind und ein Beweismittel für die darin enthaltenen Fakten darstellen, sofern kein gegenteiliger Beweis erbracht wird.

2. Sicherheit

1. Die Parteien verpflichten sich, Sicherheitsverfahren und –maßnahmen in angemessenem Umfang durchzuführen und aufrechtzuerhalten, um EDI-Übertragungsdateien vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Verzögerung, Zerstörung oder Verlust zu schützen. 
2. Zu den Sicherheitsverfahren und –maßnahmen gehören die Überprüfung des Ursprungs, die Überprüfung der Integrität, die Nichtabstreitbarkeit vom Ursprung sowie die Gewährleistung der Vertraulichkeit, die dem Vertraulichkeitsgrad einer Papierrechnung (keine Verschlüsselung notwendig) entspricht.
3. Führen die Sicherheitsverfahren und –maßnahmen zur Zurückweisung einer elektronischen Rechnung oder zur Entdeckung eines Fehlers in einer Nachricht, informiert der Rechnungsempfänger Ostermann unverzüglich darüber.

3. Laufzeit / Kündigung

1. Die Vereinbarung tritt mit dem Datum der Unterzeichnung durch die Parteien in Kraft. 
2. Jede Partei kann die unbefristete Vereinbarung mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen kündigen. 

4. Sonstiges

1. Diese Vereinbarung dient in ihrer Gesamtheit der Erfüllung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere den Regelungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (insbes. § 14 Abs. 3 UStG  ) hinsichtlich Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten sowie der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2006/112/EG). Den Parteien ist bekannt, dass auch bei elektronischen Rechnungen die Aufbewahrungspflichten im Ursprungsland entsprechend den Anforderungen der Abgabenordnung gelten.
2. Eine Haftung der Parteien, die sich im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ergeben könnte, ist ausgeschlossen.
3. Sollte sich aufgrund einer Gesetzesänderung, höchstrichterlicher Rechtsprechung, geänderter Auffassungen der Finanzverwaltung oder einer Abweichung der bisherigen Empfehlungen der europäischen Kommission ein begründeter Änderungsbedarf ergeben, kann jede Partei eine Anpassung dieser Vereinbarung verlangen. 
4. Auf diese Vereinbarung findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung.
5. Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.